MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN

MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN DI MTs YAJRI PAYAMAN SECANG MAGELANG

 

Ravi Ulum
Institut Islam Nahdlatul Ulama (INISNU) Temanggung
Nahdlatul Ulama Islamic Institutie of Temanggung
Email: Ulummas943@gmail.com
Sholeh Kurniandini
Institut Islam Nahdlatul Ulama (INISNU) Temanggung
Nahdlatul Ulama Islamic Institutie of Temanggung
Email: Kurniandini522007702@gmail.com
Khamim Saifuddin
Institut Islam Nahdlatul Ulama (INISNU) Temanggung
Nahdlatul Ulama Islamic Institutie of Temanggung
Email: khamimsaifuddin.lpm@gmail.com

ABSTRACT

Ravi Ulum, 2023. Management of Educational Facilities and Infrastructure at MTs Yajri Payaman Secang Magelang. Thesis, Islamic Education Management Study Program, Faculty of Tarbiyah and Teacher Training, Nahdlatul Ulama Islamic Institute (INISNU) Temanggung.
School is a formal educational institution that uses cooperation between a group of people, namely educators, education staff, principals, and students who work together to achieve the desired goals. It is important for schools to have educational staff who are competent in optimizing information that is the basis for supporting the process of running a school in achieving its goals. The ideal implementation of archives management is very important for an educational institution, because archiving activities are a process that includes the preparation and storage of important letters or documents starting from the time the school was founded, recording and accepting new students until the students leave or graduate. as well as recording all data on teaching staff and education in schools. The purpose of this study was to determine the Management of Facilities and Infrastructure at MTs Yajri Payaman Secang Magelang.
This study uses a descriptive qualitative research method with the type of field research. Researchers obtained data using observation, documentation, interviews with research subjects, namely the Head of Yajri Madrasah, Head of Yajri Administration, Deputy Head of Yajri Facilities and Infrastructure.
The results of this study are that the Management of Facilities and Infrastructure at MTs Yajri Payaman has mostly been carried out in accordance with the planning, organizing, staffing, directing and controlling functions even though in the implementation of several management functions facilities and infrastructure are still not running optimally.
Keywords: Management, facilities and infrastructure, Yajri of Payaman
 

ABSTRAK

Ravi Ulum, 2023. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan di MTs Yajri Payaman Secang Magelang. Skripsi, Program Studi Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Institut Islam Nahdlatul Ulama (INISNU) Temanggung.
Sekolah merupakan suatu lembaga pendidikan formal yang menggunakan cara kerjasama antara sekelompok orang yaitu pendidik, tenaga kependidikan, kepala sekolah, dan peserta didik yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Penting bagi sekolah untuk memiliki tenaga kependidikan yang kompeten dalam mengoptimalkan sebuah informasi yang menjadi tumpuan untuk mendukung proses berjalannya suatu sekolah dalam mencapai tujuannya. Pelaksanaan manajemen Sarana dan Prasarana yang ideal, sangat penting dilakukan oleh sebuah lembaga pendidikan, karena kegiatan sarana merupakan proses yang mencangkup pengelolaan dan pelaksanaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Manajemen Sarana dan Prasarana di MTs Yajri Payaman Secang Magelang.
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif dengan jenis fiel Reasrch. Peneliti memperoleh data menggunakan metode observasi, dokumentasi, wawancara dengan subjek penelitian yaitu Kepala Madrasah Yajri, Kepala Tata Usaha Yajri, Wakil Kepala Sarana dan Prasarana Yajri.
Hasil penelitian ini yaitu Manajemen Sarana dan Prasarana di MTs Yajri Payaman sebagian besar sudah dilaksanakan sesuai dengan baik dari fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan staf (staffing), pengarahan dan pengawasan (controlling) meskipun dalam pelaksanaan dari beberapa fungsi manajemen sarana dan prasarana masih belu berjalan dengan maksimal.

Kata Kunci: Manajemen, Sarana dan Prasarana, Pendidikan, Yajri Payaman

PENDAHULUAN

Sekolah adalah suatu lembaga pendidikan formal yang menggunakan cara kerjasama antara sekelompok orang yaitu pendidik, tenaga kependidikan, kepala sekolah, dan peserta didik yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dan untuk mencapai tujuannya, baik kuantitas maupun kualitas sangat tergantung pada orang-orang yang berada di dalamnya. Adapun tugas pokok dalam setiap sektor yang ada misal pendidik, pendidik atau tenaga pendidik bertugas sebagai sumber untuk pentransferan ilmu kepada peserta didik dengan metode-metode yang tepat sehingga peserta didik dapat faham substansi ilmu yang dijelaskan oleh pendidik. Kepala sekolah berperan dalam controling setiap proses keberjalanan sekolah. Tenaga kependidikan sekolah berperan dalam penyelenggaraan sekolah seperti sarana prasarana sekolah, administrasi sekolah, bahkan siklus pendanaan sekolah. Dalam tenaga pendidikan juga terdapat peran masing-masing diantaranya waka sarpras yang mengatur semua sarana prasarana sekolah, waka kurikulum yang mengatur setiap kurikulum yang akan dipelajari. Dan ada juga bagian Tata Usaha merupakan dasar dari pengelolaan sekolah yang mendesain berbagai administrasi baik itu data kelengkapan peserta didik, SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan), Kurikulum, sarana prasarana dan semua yang terkait dengan manajemen sekolah.
Sekolah yang anda adalah sebuah sekolah dimana seluruh civitas akademikanya secara harmonis dan sinergis dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Tata Usaha adalah bagian dari unit pelaksana teknis pengelolaan suatu sistem administrasi di sekolah. Tata Usaha juga berperan sebagai pusat pelayanan informasi ataupun menyediakan hal-hal yang berhubungan dengan informasi di lingkungan sekolah. Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, tak terkecuali sekolah sebagai lembaga pendidikan. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi pastinya akan erat kaitannya dengan segala sesuatu yang berorientasi pada informasi seperti surat-menyurat, dokumen dan data penting yang lain. Sekalipun dalam kontrol yang intens, pekerjaan Tata Usaha seringkali terdapat hal-hal yang lebih dari pada pekerjaan Tata Usaha. Catatan yang meragukan, tidak cermat, atau teledor memerlukan adanya dokumen penjelasan atau pembetulan. Dan jika pekerjaan tata usaha tidak dikontrol ada kemungkinan terjadilah penumpukan kekuasaan Tata Usaha. Oleh karena itu, penting bagi sekolah untuk memiliki tenaga kependidikan yang kompeten dalam mengoptimalkan sebuah informasi yang menjadi tumpuan untuk mendukung proses berjalannya suatu sekolah dalam mencapai tujuannya.
Penelitian tentang pengelolaan sarana dan prasarana juga sudah pernah dikaji oleh beberapa peneliti dengan substansi tema yang sama yaitu manajemen sarana dan prasarana. Salah satu peneliti yang mengkaji tentang sarana dan prasarana yaitu Ferry Dwi Hidiyanto dengan judul “Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Sekolah Menengah Pertama Negeri Se Kecamatan Pengasih” yang membahas tentang pengelolaan yang masih belum optimal. Menunjukkan bahwa penglolaan sarana dan prasarana di MTsN tersebut meliputi perencanaa, pemeliharaan, penghapusan sarana dan prasarana, serta mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan tersebut.
Penelitian yang ditulis oleh Ferli Ummul Muflihah dengan penelitian yang berjudul “Manajemen Sarana dan Prasarana dalam Meningkatkan Proses Pembelajaran di MTsN Sleman Kab. Sleman. Penelitian ini berfokus pada sarana dan prasarana untuk meningkatkan proses pembelajaran di MTsN Sleman.
Sesuai dengan uraian diatas, fokus dari penelituan ini bertujuan untuk mengetahui Manajemen Sarana dan Prasarana di MTs Yajri Payaman Secang magelang.

METODE:

Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif, karena pengumpulan data dalam penelitian ini bukan berupa angka-angka melainkan data yang terkumpul merupakan sekumpulan naskah wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi, catatan memo dan dokumen resmi lainnya. Sedangkan penelitian deskriptif itu sendiri  merupakan penelitian yang mendeskripsikan atau menggambarkan sebuah data dalam bentuk sebuah kalimat dengan maksud menafsirkan fenomena yang terjadi dan dilakukan dengan jalan melibatkan metode yang ada.
Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada tanggal 23 Febuari 2023 di MTs Yajri Payaman dengan perizinan dari pihak sekolah dan juga membawa surat izin penelitian dari INISNU Temanggung.
Subjek Penelitian
Subjek penelitian atau informan pada penelitian ini yaitu kepala madrasah atau kepala bidang tata usaha dan juga pegawai tata usaha MTs Yajri Payaman .
Instrumen dan Teknik Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data, peneliti terjun langsung pada objek penelitian untuk mendapatkan data yang valid, maka peneliti menggunakan metode wawancara, observasi dan dokumentasi. Kemudian data yang telah diperoleh dianalisis dan diolah agar dapat dideskripsikan serta dapat ditarik kesimpulan yang dijadikan sebagai hasil penelitian.
 

HASIL DAN PEMBAHASAN

Deskripsi Lokasi Penelitian

MTs Yajri Payaman terletak di Jalan Kalibening No. 64, Payaman, Secang, Kabupaten Magelang, Jawa Tengah 56218 yang berdiri di atas tanah seluas 13.083 m2 dengan luas bangunan 3.555.50 m2.

Hasil Penelitian

Hasil dari wawancara ini merupakan sebuah informasi dan keterangan yang akan dijadikan sebagai sumber pengetahuan setelah dilakukannya pengamatan di lapangan dengan wawancara pada informan utama secara langsung dalam fokus penelitian yang didukung dengan penyebaran kuesioner terbuka dengan 16 point pertanyaan.

Profil informan

Profil Informan I

Informan ini menjabat sebagai kepala tata usaha yang menjadi penanggung jawab dalam ketatausahaan di MTs Yajri Payaman .

Profil informan II

Informan pendukung pertama berinisial AS, perempuan berumur 38 tahun yang menjabat sebagai staf administrasi.

Profil informan III

Informan pendukung yang kedua yaitu pegawai berinisial GR, laki-laki berumur 27 tahun dan jabatan sebagai staf operator sekolah bagian kesiswaan.

Profil informan IV

Informan pendukung yang ketiga berinisial ENA, laki-laki yang berumur 24 tahun yang menjabat sebagai staf tata usaha.

Profil informan V

Informan pendukung selanjutnya atau yang keempat yaitu berinisial K, perempuan berumur 47 tahun. Jabatan sebagai staf pengelola barang milik negara.

Profil informan VI

Informan pendukung terakhir berinisialkan I, perempuan berumur 38 tahun beliau menjabat sebagai staf tata usaha.

Hasil responden

Dalam pelaksanaan manajemen kearsipan di MTs Yajri Payaman  pasti tidak akan lepas dengan namanya seorang pegawai tata usaha yang dimana dalam perekrutannya perlu seleksi yang baik untuk mendapatkan tenaga pegawai yang kompeten. Hal ini seperti yang dikatakan kepala tata usaha EP bahwa :
“Pegawai tata usaha yang ada di MTs Yajri Payaman  berjumlah dua puluh (20) orang yang terdiri dari pegawai UKS, satpam, penjaga kebun, penjaga kantin dan juga staf tata usaha yang berada di lingkup kantor seperti bagian administrasi, operator dan masih ada yang lain juga. Dalam proses seleksi dalam rekrutmen pegawai tata usaha di MTs Yajri Payaman  untuk prosedur/persyaratannya bersifat fleksibel atau sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan dengan lulusan program studi yang berhubungan semisal untuk pegawai UKS minimal harus lulusan D3 keperawatan atau sejenisnya”.
Dari kuesioner terbuka yang dibuat oleh peneliti tiga (3) responden menjawab sudah sesuai dengan standar kompetensi tenaga administrasi yang dimana dalam perekrutan pegawai tata usaha menyesuaikan dengan kebutuhan di MTs Yajri Payaman .
Dalam peningkatan kualitas dari seorang pegawai kearsipan perlu adanya pelatihan demi meningkatkan etos kerja dari pegawai itu sendiri yang dimana berdampak pada proses pekerjaan yang akan menjadi lebih baik lagi. Yang kemudian peneliti bertanya kepada EP selaku Kepala Tata usaha terkait pelatihan yang diberikan kepada pegawai tata usaha MTs Yajri Payaman , informan menjawab :
“Dalam hal peningkatan kualitas dengan pelatihan memang tidak diadakan secara langsung oleh pihak sekolah maupun yayasan melainkan diikutsertakan ke pelatihan yang diadakan oleh kantor wilayah kementerian agama provinsi jawa tengah yang kemudian pihak sekolah mendelegasikan pegawai sebagai peserta selama 3-5 hari dalam pelatihan tersebut”.
Dari data kuesioner yang telah dibuat oleh peneliti, responden yang menjawab sudah pernah diikutkan dalam pelatihan tentang kearsipan  baru satu (1) responden yang dimana responden yang lain ada yang menambahkan bahwa pegawai tersebut masih baru jadi belum pernah diikutkan dalam pelatihan.
Ada juga fasilitas sebagai penopang dalam proses pelaksanaan kegiatan kearsipan. Yang kemudian peneliti bertanya terkait hal tersebut yang kemudian dijawab oleh Kepala Tata Usaha MTs Yajri Payaman  :
“Pemilihan fasilitas kearsipan di MTs Yajri Payaman  sudah sesuai dengan anggaran dan kebutuhan sekolah yang dimana jika dipersentasekan sudah mencapai 80%. Baik dari gedung maupun segala peralatan kantor seperti lemari, meja, kursi, komputer, etalase, loker dan ruangan arsip”.
Beberapa responden telah mengisi kuesioner yang dibuat oleh peneliti yang dimana tiga (3) responden menjawab sudah dan dua (2) lainnya menjawab belum dengan tambahan masih membutuhkan lemari arsip lagi dan ruangan tata usaha yang lebih baik lagi.
Dalam kearsipan ada juga kegiatan klasifikasi arsip, agar arsip tersimpan secara sistematis dan dikelompokan pada jenis arsip yang sama supaya mudah untuk ditemukan kembali. Dan dalam pembuatan pola klasifikasi arsip tersebut peneliti bertanya siapa saja yang terlibat dalam pembuatan pola klasifikasi arsip dan pedoman pemrosesan surat, yang kemudian informan menjawab :
“Dalam pembuatan pola klasifikasi dan pedoman pemrosesan surat kepala tata usaha melibatkan pegawai tata usaha. Dengan cara memberikan arahan kepada pegawai tata usaha tentang apa saja yang harus dikerjakan dalam mengklasifikasi dan pemrosesan surat yang kemudian setiap bagian atau divisi yang ada mengelola surat sesuai dengan bagian yang mereka tempati”.
Dari data kuesioner yang diperoleh seluruh responden menjawab dengan deskripsi yang berbeda-beda dengan maksud dan tujuan yang sama yaitu terlibat dan bekerja sesuai bidang masing-masing.
Dalam pelaksanaan manajemen arsip perlu juga adanya penyusunan jadwal retensi arsip yang dimana dalam jadwal tersebut terdapat pengelompokan arsip yang masih dipakai maupun yang harus dimusnahkan. Peneliti juga bertanya kepada informan EP terkait pelibatan ahli kearsipan dalam pembuatan jadwal kearsipan, beliau pun menjawab :
“Di MTs Yajri Payaman  pembuatan jadwal arsip melibatkan ahli kearsipan yang dimana dalam pembuatannya berkonsultasi dengan kemenag yang kemudian arsip tersebut dikelompokan sesuai tahun dan bulan. Arsip akan dipindahkan ke gudang penyimpanan arsip ketika arsip tersebut sudah berjangka waktu 3 tahun lamanya”.
Dari data kuesioner yang didapatkan tiga (3) responden menjawab sama dengan informan EP yaitu melibatkan ahli kearsipan dan yang lain diantaranya menambahkan bahwa mereka masih baru dan belum tahu.  
Dalam pemberdayaan pegawai kepala sekolah juga ikut memberikan pembinaan kepada pegawai agar kinerja para pegawai dapat berjalan dengan kondusif dan terarah dalam mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan. Peneliti kemudian bertanya juga terkait pembinaan kepala sekolah terhadap kinerja pegawai kearsipan, yang kemudian informan EP menjawab:
“Kepala sekolah MTs Yajri Payaman  juga ikut berperan dalam memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai kearsipan dengan bentuk memberikan pengarahan kepada pegawai”.
Dari hasil yang diperoleh dalam kuesioner terbuka yang dibuat oleh peneliti hampir dari seluruh responden menjawab dengan maksud dan tujuan yang sama yaitu terlibat dan ada yang dengan tambahan hanya mengarahkan saja.
Pemberian motivasi kepada pegawai juga dapat berpengaruh pada semangat pegawai dalam bekerja. Peneliti juga bertanya kepada informan EP apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan, yang kemudian dijawab oleh beliau :
“Kepala sekolah juga memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan yang dimana dalam bentuk pemberian wejangan-wejangan yang dilakukan pada saat apel pagi dilaksanakan supaya para pegawai dapat termotivasi dan bekerja lebih giat lagi”.
Dari hasil kuesioner yang dibuat oleh peneliti seluruh responden menjawab dengan jawaban yang sama yaitu pemberian motivasi dilakukan dengan pemberian wejangan pada saat apel pagi.
Dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan pasti ada salah satu seorang yang ditugaskan atau diberi tanggung jawab dalam kelancaran kegiatan kearsipan. Peneliti juga bertanya kepada informan EP siapakah yang bertanggung jawab dalam kelancaran kegiatan kearsipan dan beliau pun menjawab :
“Kepala sekolah memberikan wewenang kepada kepala tata usaha yang kemudian kepala tata usaha mengarahkan kepada seluruh pegawai tata usaha sehingga yang bertanggung jawab adalah seluruh pegawai tata usaha”.
Dari data hasil kuesioner yang terkumpul seluruh responden menjawab kepala tata usaha yang memiliki wewenang serta bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan kearsipan.
Dimana pun itu pemeliharan sebuah arsip sangatlah penting yang dimana arsip itu menjadi sumber atau pusat informasi dalam lembaga maupun organisasi yang harus dirawat dengan baik agar arsip yang disimpan bisa bertahan lama dan dalam pemeliharan arsip seorang ketua atau kepala juga berperan penting. Yang kemudian peneliti juga bertanya apakah kepala sekolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan kearsipan, kemudian informan EP menjawab :
“Kepala sekolah MTs Yajri Payaman  juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan kearsipan yang baik yang dimana kepala sekolah juga ikut mengarahkan dalam proses pemeliharaan sebuah arsip”.
Dari hasil kuesioner yang terkumpul hampir dari seluruh jawaban responden  menjawab terlibat untuk pengawasan dalam pemeliharaan arsip baik dalam bentuk apapun, seperti halnya memusyawarahkan suatu masalah yang terjadi dengan melibatkan seluruh pegawai.
Agar pelaksanaan kearsipan dalam sebuah organisasi berjalan dengan baik dan tidak keluar dari ketetapan maka perlu adanya dilakukan pengawasan yang dilakukan oleh ketua maupun kepala. Peneliti bertanya kepada informan EP bagaimana bentuk pengawasan yang dilakukan oleh kepala sekolah terhadap pelaksanaan kearsipan, beliau menjawab :
“Bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap pelaksanaan kearsipan adalah dengan mendisposisi surat masuk atau keluar yang kemudian memberikan sebuah keputusan dan melaksanakan kegiatan evaluasi yang dilakukan triwulan sekali”.
Dari hasil pengumpulan data kuesioner yang dibuat oleh peneliti responden menjawab dengan jawaban yang berbeda-beda yang dimana ada responden yang masih belum tahu dikarenakan responden masih pegawai baru dan responden yang menjawab dengan ketentuan waktu evaluasi yang berbeda-beda pula.
Pembahasan
Latar belakang pendidikan di MTs Yajri Payaman  
Dalam lembaga pendidikan seperti sekolahan pasti melakukan kegiatan open rekrutmen dalam mencari tenaga kependidikan. Dan dalam pemilihan pegawai yang kompeten pastinya ada prosedur/syarat yang harus dipertimbangkan demi kelancaran berjalannya suatu lembaga pendidikan. Fungsi penyusunan staf di MTs Yajri Payaman  sendiri sudah dilaksanakan dengan proses seleksi atau pemilihan kriteria pegawai yang dibutuhkan meskipun masih ada beberapa pegawai yang masih belum sesuai dengan standar kompetensi. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional NO 24 tahun 2008, tenaga administrasi sekolah dituntut untuk memiliki kompetensi dalam memberikan pelayanan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dan harus diingat pula bahwa standar kompetensi tersebut merupakan ukuran minimal sehingga mengharuskan seorang tata usaha untuk lebih kreatif dan inovatif dalam mengembangkan diri untuk meningkatkan kompetensi yang sesuai atau bahkan bisa  melebihi standar yang telah ditetapkan.
Dari beberapa data yang sudah terkumpul dan secara teori maupun peraturan menteri pendidikan nasional bahwa latar belakang pendidikan pegawai tata usaha di MTs Yajri Payaman  sudah sesuai dengan standar minimal  yang ada walaupun belum seluruhnya.
Pelaksanaan manajemen sarana dan prasana di MTs Yajri Payaman
Dalam organisasi maupun lembaga pendidikan pasti tidak akan jauh dengan kegiatan pengelolaan kearsipan. Agar kegiatan kearsipan berjalan dengan baik maka perlu juga adanya pegawai tata usaha yang benar-benar paham dengan apa itu manajemen kearsipan dan juga bisa mengaplikasikan semua pemahaman terkait manajemen kearsipan itu sendiri. Dan menurut Widjaja ada beberapa faktor yang baik dalam kearsipan, salah satu faktor tersebut yaitu petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Dan syarat yang harus dimiliki tata usaha seperti memiliki pengetahuan di bidang pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip; pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni, organisasi beserta tugas-tugasnya dan jabatannya; dan pengetahuan khusus tentang tata kearsipan dan berkepribadian yang baik, yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Berdasarkan dari beberapa data yang didapat dan teori menurut para ahli bahwasanya pegawai tata usaha di MTs Yajri Payaman  sudah mengerti atau paham dengan job deskripsi masing-masing meskipun secara pemahaman tentang manajemen kearsipan masihlah kurang. Kurang pahamnya tentang manajemen kearsipan bisa juga dikarenakan belum mendapatkannya pelatihan tentang kearsipan secara berkala. Dari beberapa pegawai tata usaha dan hanya baru satu pegawai yang sudah memberikan respon bahwa telah mengikuti pelatihan kearsipan selama tiga hari yang diadakan oleh Kanwil Kemenag.
Proses perencanaan sarana dan prasarana di MTs Yajri Payaman
Dalam proses perencanaan (planning) segala bentuk kegiatan yang akan dilakukan diolah dan dimatangkan sehingga menjadi sebuah track kegiatan yang rapi dan tersistematis. Maka dari perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak untuk melaksanakan manajemen yang baik, dan ketika kita tidak mengadakan perencanaan dengan baik, supaya tidak terjadinya kemungkinan tindakan-tindakan yang kita lakukan banyak terjadi kesalahan sehingga menimbulkan dampak yang besar atau bahkan tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai. Fungsi perencanaan dalam bidang kearsipan juga dilakukan dengan menyusun pola klasifikasi arsip, kode, dan indeks; menyusun pedoman pemrosesan surat masuk dan keluar; menyusun jadwal retensi arsip; dan perencanaan fasilitas atau perbekalan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas kearsipan.
Dari data yang sudah terkumpul dan teori yang ada, dapat dilihat bahwa fungsi perencanaan kearsipan sudah dilaksanakan di MTs Yajri Payaman , hal ini dapat dilihat dari data wawancara dengan kepala tata usaha dan data pegawai tata usaha yang berpendapat bahwa perencanaan kearsipan yang terdiri dari fasilitas atau sarana yang sudah 80% sesuai dengan kebutuhan sekolah walaupun masih ada beberapa fasilitas yang belum tercukupi. Dan dalam penyusunan jadwal retensi arsip yang akan digunakan, MTs Yajri Payaman  sudah melibatkan ahli kearsipan dalam pembuatan jadwal retensi arsip yang akan digunakan.
Proses pengorganisasian sarana dan prasarana di MTs Yajri Payaman
Pengorganisasian juga merupakan salah satu yang harus dilakukan dalam manajemen kearsipan yang dimana dalam pengorganisasian sendiri terdapat kegiatan yang menempatkan pegawai tata usaha sesuai dengan skill basic yang dipunya atau dengan latar belakang yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Secara umum pengorganisasian (organizing) diartikan sebagai penetapan struktur peran melalui penentuan aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai sebuah tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas kepada manajer, pendelgasiani wewenang untuk melaksanakan, pengkoordinasian hubungan-hubungan wewenang dan informasi baik horizontal maupun vertikal. Menurut suraja fungsi dari pengorganisasian kearsipan yang dilakukan dengan pembagian kerja, menentukan hubungan kerja internal unit kearsipan, dan antara unit kearsipan dengan unit pengolah dalam organisasi.
Menurut data yang terkumpul serta teori yang telah dipaparkan, pegawai tata usaha di MTs Yajri Payaman  sudah melaksanakan pengorganisasian arsip dengan baik. Hal ini terbukti dengan data pegawai tata usaha yang mampu mengorganisir sebuah arsip dengan sistematis dan mudah untuk ditemukan walaupun ruangan penyimpanan arsip masih menjadi satu dengan gudang. Karena di MTs Yajri Payaman  sendiri dalam setiap bidang yang ada dikerjakan oleh satu pegawai yang memang khusus menangani kegiatan tersebut misal staf operator yang dimana mereka menangani data diri siswa, daftar induk, kip siswa dan segala sesuatu yang bersifat digital.
Pengawasan kearsipan di MTs Yajri Payaman  
Dalam pelaksanaan manajemen kearsipan juga ada fungsi pengawasan (controlling) yang juga berperan dalam siklus manajemen kearsipan. Menurut Kadarman ada langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pelaksanaan fungsi pengawasan seperti menetapkan standar, mengukur prestasi dan membetulkan penyimpangan. Ada juga menurut Yohannes Suraja yang menjelaskan fungsi pengawasan dalam kearsipan dilakukan dengan cara melaksanakan pengawasan sebelum pelaksanaan pekerjaan (precontrol), pengawasan pada waktu pelaksanaan pekerjaan (concurrent control), dan pengawasan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control) kearsipan. Semua fungsi manajemen kearsipan tersebut merupakan tanggung jawab manajer kearsipan dan kepala kantor suatu organisasi.
Menurut data yang sudah didapat serta teori yang sudah tertera bahwa fungsi pengawasan kearsipan juga belum dilaksanakan dengan maksimal. Hal ini dapat dilihat dari data kuesioner tata usaha yang masih belum adanya sinkronisasi dengan hasil wawancara pribadi dengan hasil kuesioner terbuka yang masih belum menunjukan optimalisasi pengawasan terhadap kearsipan yang dilakukan oleh pegawai tata usaha maupun stakeholder yang berwenang di MTs Yajri Payaman .
Pelaksanaan manajemen sarana dan prasarana di MTs Yajri Payaman
Kegiatan kearsipan terdiri dari penciptaan, pengumpulan, penggunaan, pengaturan, pemeliharaan sampai bahkan pemusnahan. Agar kegiatan kearsipan berjalan dengan baik, maka dari itu perlu adanya pengelolaan sistem yang baik pula agar organisasi atau lembaga dapat berjalan dengan efektif dan efisien dalam mencapai tujuan. Pengelolaan sistem kearsipan dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.
Menurut Amsyah manajemen kearsipan merupakan pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus “kehidupan” arsip sejak lahir sampai mati.
Dari beberapa data yang sudah terkumpul serta teori yang tertera, dalam pelaksanaan manajemen kearsipan dalam ketatausahaan di MTs Yajri Payaman  sebagian besar sudah dilaksanakan sesuai dengan fungsi dari manajemen kearsipan baik dari fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan staf (staffing), pengarahan dan pengawasan (controlling). Dalam siklus kehidupan arsip dari penciptaan sebuah arsip seperti pengurusan surat masuk dan keluar sudah berjalan semestinya yang kemudian dikelola sendiri oleh setiap bidang yang ada di MTs Yajri Payaman . Pengumpulan arsip sudah dilakukan dengan sistematis yang dimana arsip aktif dimasukan ke dalam stop map dan beri label bulan dan tahun panciptaan arsip kemudian disimpan dilemari yang ada diruang tata usaha untuk mempermudah dalam penggunaan arsip sedangkan arsip inaktif disusutkan atau dipindahkan ke gudang arsip. Penggunaan arsip di MTs Yajri Payaman  sudah berjalan dengan cepat yang dimana ketika peneliti memasukan surat izin penelitian diproses dengan cepat dalam jangkat waktu 2 hari paska surat masuk. Dalam pemeliharaan sebuah arsip di MTs Yajri Payaman  sudah disimpan dengan baik walaupun masih belum maksimal yang dimana gudang arsip masih menyatu dengan gudang perlengkapan. Pemusnahan arsip di MTs Yajri Payaman  masih belum berjalan dengan baik yang dimana di gudang arsip masih banyak arsip yang menumpuk dan membuat ruang semakin sempit.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulannya berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh peneliti, dapat diketahui Pelaksanaan Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di MTs Yajri Payaman  adalah sebagai berikut: Di MTs Yajri Payaman  fungsi perencanaan kearsipan sudah terlaksana walaupun masih belum maksimal, dapat dilihat dengan jawaban informan yang masih belum sinkron dengan pertanyaan yang diberikan. Dalam fungsi pengorganisasian Di MTs Yajri Payaman  sudah terlaksana juga baik itu terkait arsip hingga personalia yang ada. MTs Yajri Payaman  masih belum maksimal dalam melaksanakan salah satu fungsi manajemen kearsipan yaitu fungsi penyusunan staf (staffing). Karena dari sekian banyaknya pegawai yang mengisi kuesioner yang menyatakan sudah pernah ikut dalam pelatihan kearsipan baru 1 pegawai. MTs Yajri Payaman  juga belum mampu melaksanakan dengan maksimal fungsi pengawasan. Hal ini terbukti dengan jawaban informan pendukung yang masih tidak sinkron dalam menjawab yang menandakan kegiatan evaluasi rutin belum dilaksanakan.
Berdasarkan hasil penelitian, untuk pihak MTs Yajri Payaman  agar selalu meningkatkan kualitas dalam ketenagaan kependidikannya atau pegawai tata usaha, entah itu dengan merekrut pegawai baru dengan menyeleksi sesuai standar kompetensi yang dibutuhkan atau bahkan memberikan pelatihan yang diselenggarakan oleh madrasah atau yayasan sehingga pelatihan yang diberikan dapat merata kepada seluruh pegawai yang ada di MTs Yajri Payaman  sendiri serta meningkatkan fasilitas baik sarana prasarana agar mampu menunjang kegiatan yang dilaksanakan oleh pegawai dalam pelaksanaan manajemen kearsipan atau yang lainnya. Supaya pusat informasi bisa memberikan informasi dengan lebih efektif dan efisiensi sehingga terciptanya komunikasi yang selaras dan terkoordinir.

DAFTAR PUSTAKA

Akbar, Husaini Usman dan Purnomo Setiady. Metodologi Penelitian Sosial. Jakarta: PT.Bumi Aksara, 2009.
Albi Anggito, J S. Metodologi Penelitian Kualitatif. CV Jejak (Jejak Publisher), 2018. https://books.google.co.id/books?id=59V8DwAAQBAJ.
Amsyah, Z. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama, 2003. https://books.google.co.id/books?id=unmMvOU4HZ8C.
Arikunto, Suharsimi. Prosedur Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2000.
Darmawanti. “Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan Publik Pada Kecamatan Medan Marelan , Sumatera Utara SKRIPSI” (2017).
Daryanto. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta, 2010.
Dr. H. Salim, M P. Penelitian Pendidikan: Metode, Pendekatan, Dan Jenis. Kencana, 2019. https://books.google.co.id/books?id=2fq1DwAAQBAJ.
EP, Wawancara Pribadi, Selasa, 23 Agustus 2022
Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty, 2000.
Menteri Pendidikan Nasional. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 24. Jakarta, 2008.
Nofrianto, Sulung. The Golden Teacher Tujuh Poin Menjadi Guru Yang Memikat Hati. Depok: Lingkar Pena, 2008.
Pamungkas, Margareta Damar Tri. “Pengelolaan Arsip Dinamis Di Bagian Tata Usaha Smp Negeri 1 Jenawi Kabupaten Karanganyar Skripsi” (2013).